1. Chi è il Titolare del trattamento Il Titolare del trattamento è Enrico Lovadina (di seguito “4Book” o “Titolare”). Contatto privacy: privacy@4book.app 2. Definizioni Utente: la persona che crea un account 4Book e utilizza la piattaforma (account “globale”). Tenant: l’attività/professionista/impresa che usa 4Book per gestire prenotazioni e interazioni con i propri clienti (di seguito anche “Attività”). Cliente Locale: un profilo cliente non verificato creato dal Tenant nella propria area gestionale e privata della piattaforma 4Book. Servizi del Tenant: i servizi/attività erogati dal Tenant (es. appuntamenti, sessioni, eventi, percorsi) prenotabili o gestibili tramite 4Book. 3. Ruoli privacy: 4Book e Tenant 3.1 Dati degli Utenti (account 4Book “globali”) Per la creazione e gestione dell’account 4Book, 4Book tratta i dati dell’Utente come Titolare del trattamento. Quando l’Utente decide di collegarsi a un Tenant e utilizzare i suoi servizi, alcuni dati dell’Utente vengono resi disponibili al Tenant per finalità operative (es. prenotazione, comunicazioni, gestione erogazione del servizio). In quel contesto, il Tenant tratta tali dati come Titolare autonomo, secondo le proprie regole e obblighi. 3.2 Dati dei Clienti Locali inseriti dai Tenant Il Tenant può creare e gestire Clienti Locali inserendo dati manualmente (anche non verificati e potenzialmente inesatti). In tal caso, il Tenant è responsabile della correttezza e liceità dell’inserimento e dell’uso di tali dati, in qualità di Titolare autonomo. 4Book, in quanto fornitore della piattaforma, tratta tali dati per rendere disponibile il servizio tecnico al Tenant e per finalità di sicurezza e assistenza. 4. Quali dati trattiamo 4.1 Dati forniti dall’Utente nome e cognome email numero di telefono credenziali e dati di accesso (es. identificativi account) indirizzo e località, se inseriti dall’Utente (dato opzionale) preferenze essenziali di profilo 4.2 Dati da provider di autenticazione (es. Google) Se l’Utente sceglie di accedere tramite un provider esterno (es. Google), 4Book riceve dal provider alcune informazioni necessarie a completare l’accesso, come: identificativo associato al provider email nome/profilo (se reso disponibile) immagine profilo (se resa disponibile) 4Book non accede alle credenziali (password) dell’account Google dell’Utente. 4.3 Dati legati a prenotazioni e utilizzo con i Tenant prenotazioni effettuate, modificate o annullate interazioni operative (es. richieste, approvazioni, stato prenotazione/iscrizione) requisiti/idoneità previsti dal Tenant (es. pass, crediti, requisiti, documenti con scadenza) se e quando attivati messaggi e contenuti scambiati con il Tenant tramite funzionalità di comunicazione (es. chat), se attivati dati tecnici per notifiche (es. preferenze, identificativi tecnici necessari alle web push), se l’Utente abilita le notifiche 4.4 Dati inseriti dal Tenant e note interne dati anagrafici e operativi inseriti dal Tenant (anche relativi a Clienti Locali) note interne del Tenant (testo libero): sono visibili solo al Tenant e ai suoi incaricati e non sono visibili all’Utente tramite l’app 4.5 Dati tecnici e di sicurezza log tecnici (es. accessi, errori, eventi di sicurezza) informazioni necessarie a prevenire abusi e garantire integrità del servizio (es. tracciamento inviti, rate limit) 5. Come avviene il collegamento con un Tenant 4Book adotta un modello “user-driven”: i profili non vengono mai uniti automaticamente. Il collegamento tra l’account 4Book dell’Utente e un Tenant avviene solo quando l’Utente: accede tramite un flusso consapevole (es. invito o QR) o comunque con azione volontaria; completa eventuali verifiche richieste (es. verifica email tramite link); conferma esplicitamente il collegamento. 6. Finalità e basi giuridiche 4Book tratta i dati per: Creazione e gestione account, autenticazione e verifiche - Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall’Utente Uso della piattaforma per prenotazioni e funzioni operative con i Tenant - Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall’Utente Sicurezza, prevenzione abusi, audit e integrità del sistema - Base giuridica: legittimo interesse del Titolare Adempimenti di legge - Base giuridica: obbligo legale Analytics (Google Analytics) - Base giuridica: consenso (tramite impostazioni/cookie banner, dove previsto) 7. Comunicazioni, chat e notifiche 4Book può inviare comunicazioni operative (es. conferme, variazioni, messaggi o aggiornamenti legati a prenotazioni/iscrizioni e comunicazioni con il Tenant) tramite i canali disponibili. Se attiva, l’Utente può usare una chat diretta con il Tenant. I messaggi: sono visibili al Tenant e ai suoi incaricati autorizzati; possono essere accessibili anche a 4Book per finalità di assistenza tecnica e sicurezza, senza lettura sistematica e solo quando necessario. 7.1 Cancellazione chat Se disponibile, l’Utente e il Tenant possono eliminare messaggi e/o conversazioni. La cancellazione può non comportare l’immediata rimozione di copie tecniche (es. backup) o di conservazioni necessarie per obblighi di legge o tutela dei diritti. 7.2 Web Push (notifiche browser) Se attivate, 4Book può inviare notifiche web push tramite il browser. Le notifiche: richiedono il consenso dell’Utente; possono essere disattivate dalle impostazioni del browser/dispositivo; possono riguardare anche messaggi e aggiornamenti inviati dal Tenant. 8. Cookie e strumenti di analisi (Google Analytics) La piattaforma può utilizzare: cookie tecnici e tecnologie equivalenti necessari al funzionamento (es. sessione, sicurezza); cookie/strumenti di analisi (Google Analytics) per comprendere utilizzo e migliorare il servizio, attivati solo secondo la normativa applicabile e, ove richiesto, previo consenso. L’Utente può gestire preferenze tramite banner/impostazioni (se presenti) e tramite impostazioni del browser. 9. Destinatari dei dati (fornitori e Tenant) I dati possono essere trattati da: personale autorizzato di 4Book; fornitori tecnici necessari (es. hosting, database, invio email, sicurezza, analytics); provider di autenticazione (es. Google) se l’Utente usa tali metodi di login; il/i Tenant con cui l’Utente interagisce, in qualità di titolare autonomo per i propri trattamenti. 4Book non vende dati personali. 10. Trasferimenti extra UE Alcuni fornitori (es. analytics o provider di autenticazione) possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi 4Book adotta le garanzie previste dal GDPR (es. clausole contrattuali standard o altri strumenti idonei). 11. Conservazione dei dati Log tecnici e di sicurezza: conservati fino a 24 mesi. Chat e messaggistica: conservate fino a 12 mesi, salvo esigenze di sicurezza, obblighi di legge o tutela dei diritti. Dati account 4Book: conservati finché l’account resta attivo e per il tempo necessario a gestire richieste e obblighi; in caso di cancellazione, alcuni dati possono essere conservati nei limiti di legge o per tutela dei diritti. Dati gestiti dal Tenant (Clienti Locali, note interne, regole e informazioni operative): conservati secondo le politiche del Tenant e secondo le sue responsabilità di titolare autonomo. 12. Diritti dell’Utente L’Utente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità ove applicabile, opposizione). Per i trattamenti svolti da 4Book, le richieste vanno inviate a: privacy@4book.app. Per i trattamenti svolti dal Tenant (erogazione servizi, gestione clienti, note interne, policy), l’Utente deve contattare direttamente il Tenant. 12.1 Reclamo al Garante L’Utente ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. 13. Età minima (minori) La Piattaforma è destinata a utenti che abbiano compiuto 14 anni. Se non hai compiuto 14 anni, non puoi registrarti né utilizzare 4Book. 14. Modifiche alla presente Privacy Policy 4Book può aggiornare la presente Privacy Policy. In caso di modifiche rilevanti, l’Utente sarà informato tramite la piattaforma e/o con modalità adeguate.